【催款函怎么写】在商业往来中，催款函是一种常见的沟通工具，用于提醒对方及时支付应付款项。撰写一封清晰、礼貌且具有说服力的催款函，不仅能提高回款效率，还能维护良好的合作关系。以下是对“催款函怎么写”的总结与示例表格。
一、催款函写作要点总结
1. 明确主题：标题要直接点明内容，如“催款函”或“关于XX款项的催收通知”。
2. 信息准确：包括客户名称、合同编号、金额、付款期限等关键信息。
3. 语气得体：既要表现出紧迫性，又不能过于强硬，避免破坏双方关系。
4. 说明后果：适当提及逾期可能带来的影响，如影响信用记录或法律手段。
5. 提供联系方式：便于对方联系确认或协商付款方式。
6. 格式规范：包括公司抬头、日期、落款等基本要素。
二、催款函模板（含填写说明）
| 项目 | 内容示例 | 填写说明 |
| 标题 | 催款函 | 明确表明函件用途 |
| 收件人 | XX公司/张XX先生 | 准确填写对方单位或个人名称 |
| 发件人 | XX公司 | 本公司的名称或部门 |
| 日期 | 2025年4月5日 | 实际发出日期 |
| 正文开头 | 尊敬的XX公司： | 礼貌称呼 |
| 业务背景 | 按照双方于2025年3月1日签订的合同（编号：XXXX），贵方应于2025年3月31日前支付货款人民币XXX元。 | 说明合同依据及应付款项 |
| 催款说明 | 截至今日，我司尚未收到上述款项，特此发函提醒。请贵方于收到本函后3日内完成支付。 | 明确催促时间 |
| 后果提示 | 若仍未支付，我司将不得不采取进一步措施，包括但不限于向相关机构反映或通过法律途径追讨。 | 提醒后果但不威胁 |
| 联系方式 | 联系人：李XX；电话：123-4567-8901；邮箱：xxx@company.com | 提供有效联系方式 |
| 结尾 | 此致 敬礼！ | 礼貌结束语 |
| 发件单位 | XX公司（盖章） | 签字或盖章 |
三、注意事项
- 避免情绪化语言：保持专业和客观，避免使用指责性措辞。
- 保留证据：发送催款函后建议通过邮件、快递等方式留底。
- 灵活应对：若对方有困难，可协商分期付款或其他解决方案。
- 定期跟进：如未收到回复，可在合理期限后再次催促。
通过以上结构化的催款函模板和写作要点，可以有效提升催款效率，同时维护良好的商业关系。
