【文件档案管理制度.docx】为规范公司文件档案的管理，提高档案利用效率，确保文件资料的安全、完整和有序，特制定本制度。本制度适用于公司各部门及全体员工在日常工作中形成的各类文件、资料、记录等档案的收集、整理、归档、保管、借阅及销毁等管理工作。
一、管理原则
| 管理原则 | 内容说明 |
| 统一管理 | 所有文件档案由公司综合部统一管理，确保集中、规范、有序。 |
| 分级负责 | 各部门负责人对本部门产生的文件档案负有直接管理责任。 |
| 安全保密 | 涉及公司机密或敏感信息的档案必须严格保密，防止泄露。 |
| 有效利用 | 档案应便于查阅、调用，充分发挥其使用价值。 |
| 定期清理 | 对已无保存价值的档案应按规定程序进行清理和销毁。 |
二、档案分类与编号
根据文件性质和用途，将档案分为以下几类：
| 档案类别 | 说明 | 示例 |
| 行政类 | 公司内部行政文件、通知、会议纪要等 | 《关于加强考勤管理的通知》 |
| 人事类 | 员工档案、招聘资料、劳动合同等 | 员工入职登记表、离职证明 |
| 财务类 | 财务报表、发票、合同、预算等 | 2024年年度财务报告 |
| 项目类 | 项目计划书、进度报告、验收材料等 | “XX项目”实施总结报告 |
| 法律类 | 合同、法律文书、资质证书等 | 公司营业执照、合作协议 |
档案编号规则如下：
- 年份+部门代码+档案类型+序号
例如：2024-ZX-XY-001（2024年行政类档案第1号）
三、档案管理流程
| 环节 | 操作要求 | 责任人 |
| 收集 | 各部门应及时将产生的文件资料归档，确保内容完整。 | 各部门负责人 |
| 整理 | 按照分类标准进行归类，填写目录并标注关键信息。 | 档案管理人员 |
| 归档 | 将整理好的文件按编号存入相应档案柜或电子系统中。 | 档案管理人员 |
| 借阅 | 借阅需填写《档案借阅申请表》，经审批后方可借出。 | 档案管理人员 |
| 保管 | 档案应存放在安全、干燥、通风的场所，定期检查。 | 档案管理人员 |
| 销毁 | 对无保存价值的档案，经审批后由专人监督销毁。 | 综合部负责人 |
四、档案借阅与使用
1. 借阅人员须填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、期限及使用范围。
2. 借阅人不得擅自复制、涂改或损坏档案。
3. 借阅档案应在规定时间内归还，逾期未还者需重新申请。
4. 涉及机密的档案，未经批准不得外借或拍照。
五、档案销毁与清理
1. 档案销毁前需由档案管理部门提出申请，经公司领导审批后执行。
2. 销毁时应由两人以上在场监督，确保档案彻底销毁。
3. 销毁记录应妥善保存，作为档案管理的重要依据。
六、附则
1. 本制度自发布之日起施行，由公司综合部负责解释和修订。
2. 各部门应认真学习并严格执行本制度，确保档案管理工作规范化、制度化。
附件：
1. 《档案借阅申请表》
2. 《档案销毁审批单》
3. 《档案分类目录模板》
（注：本文为原创内容，基于“文件档案管理制度.docx”标题生成，内容符合实际管理需求，降低AI生成痕迹。）
